第一章  总则

第一条 为规范顶新公益基金会会物资采购管理，确保本会采购的物资和服务性价比最优，同时保证项目高效、规范运作，根据国家相关法律法规，结合本会实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于本会日常办公、项目执行和专项资金日常运行所涉及的物资和服务类采购的管理。

第三条 秘书处是采购工作的领导机构，负责重大采购活动的决策和审批；分管领导为采购活动的风控责任人；各采购申请部门为相关活动的最终执行和责任单位。

第四条 本会采购遵循以下原则：

（一）规范运作、有效监督；

（二）强调性价比最优；

（三）不得利用关联关系损害本会、受益人的利益和社会公共利益。

第二章 采购范围和方式

第五条 采购内容分为货物采购与服务采购。

（一）货物指各种形态和种类的物品。包括物资、设备、用品、材料、图书等；

（二）服务采购指除货物以外的其它采购内容。包括但不限于会议承办、宣传视频制作、演出、图书出版、信息咨询、培训、评估、评审、审计等服务；与信息系统有关的硬件、软件购买、维护和信息系统开发建设及运营等。

第六条 采购主要采取以下几种方式：公开招标、邀请招标、三方比价、单一来源、网上商城采购等方式。

第七条 符合下列情形之一的，应采取公开招标采购形式。

（一）依法必须进行公开招标的项目；

（二）捐赠方要求采取公开招标方式采购的项目。

第八条 符合下列情形之一的，可采取邀请招标采购方式。

（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；

（二）公开招标费用占比过大的。

第九条 对于技术简单、标准化程度高且价格变化幅度小的采购项目，可采取三方比价采购方式。

第十条 符合下列情形之一的，可采取单一来源采购方式。

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。

第十一条 日常用品、办公用品等通用物资可开展网上商城采购。

第三章 实施程序

第十二条 采用招标方式的，应依照以下程序：

（一）成立招标小组。招标小组由经办部门代表、行政部门和相关分管领导不少于三人的单数组成。若项目涉及特殊技术或行业要求，应邀请相关专家参与招标小组工作。

（二）制定招标文件。须包含招标公告（或投标邀请）、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、项目标的的技术标准和要求、投标文件格式等。

（三）招标文件发布及答疑。如采用公开招标的方式须在本会的媒介平台上发布相关招标公告，并向在招标公告规定的时间内（不少于5个工作日日）报名参加本项目的潜在投标人提供招标文件；如采用邀请招标的方式，须提前确定邀请名单（不少于三家），并向有意愿参加本项目的潜在供应商提供招标文件。

（四）投标资料收集。须在规定时间内收集投标单位资料并进行整理。

（五）招标评审会。邀请符合招标文件要求的供应商(不少于三家)进行一对一当面讲标，根据招标文件规定的评标标准和方法对供应商进行综合评审。在招标过程中，不得透露与招标有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

（六）确定供应商。评标小组综合符合需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加招标的供应商。

第十三条 采用三方比价方式的，应遵循以下程序：

（一）至少获得三家报价，并制定比价记录表；

（二）评估各方的资质、方案和报价，选择性价比最优的供应商；

（三）签署含报价单的书面协议作为支付时的辅助文件。

第十四条 采购人编制采购预算，填写采购申请表并提出采购方式及理由，报秘书处审批。

第十五条 采用网上商城采购的，采购人应坚持“货比三家”的原则选择物美价廉的商品及供应商。

第十六条 分管领导负责对采购过程进行合规审查，并参与重大采购合同的审查和谈判。

第四章  供应商及资质

第十七条 本会遵循公开、公平、公正原则选择供应商。

供应商应为经合法登记注册的法人或具有某一方面专业技能的个人。

（一）合法登记注册的法人供应商，应具备下列条件：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉或社会公信力；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4.有依法纳税的良好记录；

5.无失信记录。

（二）个人供应商应具备下列条件：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有履行合同所必需的设备和专业技能。

第十八条 供应商须提供的资料

（一）法人实体应提供以下资料：

1.机构及团队的专业资质：包括但不限于机构简介、注册文件（包括营业执照等，复印件加盖机构公章）、团队成员简介及资质证明等；

2.按采购需求提供的其他资料。

（二）个人应提供以下材料：

1.个人简介（过往作品、主要技能证明等）

2.身份证正反面复印件；

3.按采购需求提供的其他资料。

第五章  审批流程和归档文件

第十九条 采购合同应由部门负责人、分管领导、秘书长分别审核并签批合同用印审批单。

第二十条 采购需填写《顶新公益基金会会借款（请款）单》、附采购方案或明细表。

第二十一条 分管领导应参与重要采购活动的交货、验收、发放等环节，并抽查、监督。                                             

                          第六章  纪律与监督

第二十二条 参与采购的工作人员，在采购过程中须严格遵守法律法规和本会规章制度，坚持原则、严守纪律、廉洁自律。如有违背，一经发现，将根据实际情况给予当事人必要的处罚，涉及刑事犯罪的，按相关法律程序办理。

第二十三条 本会所有员工，均对采购工作具有监督权和举报权，可通过正规渠道行使自身权利。

第七章  附则

第二十四条 本制度经第一届理事会第十次理事会议表决通过，由秘书处负责解释。